TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

Objeto

Los términos expresados en este contrato constituyen las condiciones de uso y privacidad para todos los servicios prestados en la actualidad y los añadidos en el futuro por WERP COLOMBIA S.A.S. en su sitio web www.werp.com.co, sus aplicaciones, módulos, integraciones y APIs asociadas.

El usuario acepta, al momento de empezar a utilizar el servicio, respetar todas las condiciones impuestas por este contrato. El usuario acepta por simple causal de uso de los sistemas, plataformas y servicios de WERP COLOMBIA S.A.S. lo dispuesto en estos Términos y Condiciones, los cuales son susceptibles de cambio sin previo aviso por parte de WERP COLOMBIA S.A.S.

Si el usuario representa una organización, se entiende que dicha organización acepta ceñirse a este contrato y que quien lo acepta tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y obligarla frente a WERP COLOMBIA S.A.S. El usuario que no esté de acuerdo con lo aquí dispuesto no podrá hacer uso de los servicios prestados por WERP COLOMBIA S.A.S.

Definiciones

· WERP COLOMBIA S.A.S.: sociedad comercial domiciliada en Colombia, prestadora de servicios tecnológicos, consultoría y soluciones empresariales basadas en Odoo y herramientas asociadas.

· Usuario / Cliente: persona natural o jurídica que crea una cuenta, contrata o utiliza cualquier servicio de WERP COLOMBIA S.A.S.

· Servicios: incluyen, sin limitación, implementación de Odoo, hosting/servidores, soporte técnico, desarrollo personalizado, facturación electrónica, nómina electrónica, capacitación y demás servicios indicados en www.werp.com.co.

· Plataforma: ambiente tecnológico provisto por WERP COLOMBIA S.A.S. y/o terceros aliados donde se alojan los sistemas contratados.

· Cuenta: acceso individual o corporativo habilitado para el uso de los servicios.

· Tokens: Claves api para la facturación electrónica y nómina electrónica requeridas para operar con proveedores tecnológicos y entidades gubernamentales.

· Modelo SaaS: provisión del software como servicio, donde la infraestructura es administrada por WERP COLOMBIA S.A.S., y el cliente accede por Internet sin adquirir propiedad del software.

· Datos Personales: información asociada o asociable a una persona natural identificada o identificable.

Capacidad de Celebración de Contratos

Según la ley de Colombia, el usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables.

WERP COLOMBIA S.A.S. da por entendido que aquel usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre de la persona que se determine como Usuario. Quienes sean considerados incapaces absolutos, relativos o parciales deberán contar con autorización de sus representantes legales para celebrar este contrato, y serán estos últimos responsables por cualquier actuación de sus apoderados.

Registro de Cuentas y Usuarios

WERP COLOMBIA S.A.S. presta un servicio de software que es desplegado para cada cliente en un entorno independiente, accesible a través de un dominio o subdominio específico asignado para su operación. El acceso a dicho servicio no se realiza mediante registros abiertos en el sitio web corporativo, sino a través de credenciales creadas y habilitadas por WERP COLOMBIA S.A.S. en coordinación con el Cliente, de conformidad con el alcance contratado.

WERP COLOMBIA S.A.S. podrá solicitar al Cliente la información necesaria para la creación de usuarios, parametrización inicial y habilitación de accesos. El Cliente declara que toda la información entregada es veraz, completa y actualizada, y reconoce que dicha información se incorpora al sistema bajo su exclusiva responsabilidad, exonerando a WERP COLOMBIA S.A.S. de cualquier consecuencia derivada de datos incorrectos, incompletos o desactualizados.

WERP COLOMBIA S.A.S. permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios de acuerdo con el plan, contrato o servicio adquirido. Los usuarios habilitados deberán corresponder exclusivamente a personas autorizadas por el Cliente, y no podrán ser compartidas o utilizadas por terceros no autorizados. En ningún caso los accesos podrán ser transferidos, reutilizados o sustituidos por personas distintas a las definidas formalmente por el Cliente. De ocurrir una situación de este tipo, WERP COLOMBIA S.A.S. no será responsable por el uso indebido, pérdida de información o cualquier perjuicio ocasionado al Cliente o a terceros.

Sin perjuicio de lo anterior, WERP COLOMBIA S.A.S. se reserva, en cualquier momento, el derecho de contactar al Cliente o a los usuarios habilitados con el fin de verificar la información registrada, validar accesos o requerir documentación adicional que soporte la autenticidad de los datos suministrados, cuando lo considere necesario para la adecuada prestación del servicio y el cumplimiento de la normativa aplicable.

Descripción del servicio

El servicio de WERP COLOMBIA S.A.S. se inicia una vez suscrito el contrato correspondiente y habilitado el entorno del Cliente en el dominio o subdominio asignado, previa aceptación de los presentes Términos y Condiciones. El servicio consiste en el uso del software implementado por WERP COLOMBIA S.A.S., junto con los módulos, configuraciones, integraciones y componentes asociados puestos a disposición del Cliente en su entorno de producción, así como en las herramientas complementarias, documentación y canales de soporte vinculados al servicio contratado.

WERP COLOMBIA S.A.S. presta su servicio bajo la modalidad Software as a Service (SaaS), utilizando como base tecnológica Odoo Community Edition (Odoo CE), software de código abierto distribuido bajo sus respectivas licencias. El Cliente no adquiere propiedad ni “licencias” sobre la plataforma; lo que obtiene es el derecho de uso del servicio desplegado, así como los recursos de infraestructura, administración, soporte y configuración provistos por WERP COLOMBIA S.A.S., conforme al plan o contrato vigente.

El Cliente declara conocer las funcionalidades incluidas en el plan o servicio contratado, así como los alcances, limitaciones y características operativas del sistema. El Cliente acepta que las tarifas aplicables al plan contratado y a los servicios adicionales se encuentran publicadas y actualizadas en https://werp.com.co/planes-y-precios, y que cualquier cambio en las mismas será comunicado conforme a estos Términos y Condiciones.

El Cliente reconoce que cualquier servicio adicional, personalización, ampliación de capacidad, integración, módulo adicional, tokens regulatorios u otros componentes puede generar costos adicionales, y acepta pagar dichos valores de acuerdo con las tarifas vigentes de WERP COLOMBIA S.A.S. y los acuerdos derivados entre las partes.

WERP COLOMBIA S.A.S. no se hará responsable, en ningún caso, por los errores cometidos por el Cliente al momento de seleccionar el plan o servicio contratado, ni por los errores, omisiones o inconsistencias en la información que suministre para la parametrización, carga de datos o uso del sistema, incluyendo información personal, contable, tributaria, laboral o relacionada con la operación de su actividad empresarial. Así mismo, WERP COLOMBIA S.A.S. no será responsable por la forma en que el Cliente clasifique, procese o interprete su información dentro del sistema, en la medida en que dichas decisiones impactan directamente los resultados generados por la plataforma.

WERP COLOMBIA S.A.S. entiende que el Cliente y los usuarios autorizados conocen y controlan cualquier cambio realizado en la configuración de su entorno, parámetros operativos, reglas de negocio o ajustes funcionales, y que adoptan las medidas necesarias para validar su correcta aplicación. WERP COLOMBIA S.A.S. no será responsable por la pérdida de información, indisponibilidad o afectaciones derivadas de eventos de fuerza mayor, caso fortuito o hechos atribuibles a terceros, conforme se describe en la sección correspondiente a Operación del Servicio.

WERP COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de realizar modificaciones en los precios, planes, características y condiciones de los servicios ofrecidos. Dichas modificaciones serán comunicadas por los medios que WERP COLOMBIA S.A.S. considere adecuados y no afectarán la vigencia ya pagada o el período en curso del Cliente. Una vez notificados los cambios, si el Cliente no manifiesta oposición dentro del plazo informado, se entenderá que los acepta, y por tanto resultarán aplicables a partir de su siguiente período de facturación o renovación.

Alcance y nivel de servicio

WERP COLOMBIA S.A.S. pone a disposición del Cliente su plataforma bajo modalidad Software as a Service (SaaS), accesible mediante una interfaz web desde cualquier conexión a internet compatible. En condiciones normales de operación, WERP COLOMBIA S.A.S. adopta medidas razonables de gestión, monitoreo y mantenimiento para procurar que el servicio permanezca disponible de forma continua; no obstante, el Cliente entiende que pueden presentarse interrupciones parciales o temporales derivadas de mantenimientos programados, actualizaciones, fallas en las comunicaciones, incidentes de infraestructura, actos de terceros o eventos de fuerza mayor, que escapan al control directo de WERP COLOMBIA S.A.S.

En consecuencia, WERP COLOMBIA S.A.S. realizará los esfuerzos técnicos y operativos que considere adecuados para restablecer el servicio en el menor tiempo posible, pero no garantiza disponibilidad absoluta o ininterrumpida. Las interrupciones que obedezcan a causas externas, mantenimiento preventivo o correctivo, o eventos no imputables directamente a WERP COLOMBIA S.A.S., no se considerarán incumplimiento del servicio.

El Cliente reconoce, además, que existen elementos fuera del alcance de WERP COLOMBIA S.A.S., tales como (i) el módem o router del Cliente, (ii) su red interna, (iii) su equipo o sistema informático, (iv) el software de navegación, (v) la seguridad y protección contra virus o malware, (vi) los servicios de su proveedor de internet, (vii) la energía eléctrica, y en general cualquier infraestructura de transporte o telecomunicaciones utilizada para acceder a la plataforma. Por tanto, cualquier indisponibilidad generada por estos factores no será atribuible a WERP COLOMBIA S.A.S.

WERP COLOMBIA S.A.S. no será responsable por la veracidad, integridad o exactitud de la información que el Cliente registre o procese dentro del sistema. El Cliente es el único responsable por los datos contables, tributarios, financieros o administrativos que reporte ante autoridades o terceros. Cualquier requerimiento, sanción o inconsistencia derivada de errores u omisiones en la información suministrada será asumida exclusivamente por el Cliente, manteniendo indemne a WERP COLOMBIA S.A.S. frente a cualquier reclamación relacionada con ello.

Seguridad de la Cuenta

WERP COLOMBIA S.A.S. adopta medidas razonables de seguridad para proteger las credenciales de acceso asignadas a los usuarios autorizados del Cliente, incluyendo la contraseña y los mecanismos de autenticación habilitados en la plataforma. No obstante, WERP COLOMBIA S.A.S. no puede garantizar que dichas credenciales no puedan verse comprometidas por eventos externos, ataques informáticos, descuidos del propio usuario u otras circunstancias ajenas a su control, por lo cual no asume responsabilidad por su confidencialidad absoluta.

El Cliente será el único responsable por el uso adecuado de sus credenciales y por la adopción de contraseñas robustas, seguras y confidenciales. Se entenderá, salvo prueba en contrario, que cualquier acceso realizado al sistema mediante las credenciales del Cliente o de sus usuarios autorizados corresponde a ellos mismos. WERP COLOMBIA S.A.S. no será responsable por accesos indebidos, manipulaciones o usos inadecuados derivados del uso negligente, compartido o inseguro de las contraseñas por parte del Cliente o de sus usuarios.

Operación del Servicio

WERP COLOMBIA S.A.S. realizará las gestiones técnicas, operativas y administrativas que considere necesarias para procurar que los entornos y plataformas asociados al servicio se encuentren disponibles para el Cliente. Sin embargo, no garantiza disponibilidad continua o libre de fallos, en la medida en que pueden presentarse interrupciones derivadas de mantenimientos programados, actualizaciones, incidentes de infraestructura, fallas en comunicaciones, actos de terceros o eventos de fuerza mayor que escapan de su control directo.

WERP COLOMBIA S.A.S. garantiza que el acceso al entorno del Cliente estará disponible desde cualquier lugar del mundo que cuente con conexión a Internet compatible, siempre que el Cliente disponga de sus credenciales válidas y que el servicio de conectividad que utilice funcione adecuadamente. Cualquier imposibilidad de acceso ocasionada por fallas del proveedor de Internet del Cliente, restricciones de red, configuraciones locales, problemas de energía u otros factores externos no constituirá incumplimiento de WERP COLOMBIA S.A.S. respecto del servicio contratado.

En relación con las labores de mantenimiento, actualizaciones o reestructuración técnica, WERP COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de realizarlas cuando lo considere necesario para la correcta operación del sistema. En la medida de lo posible, procurará notificar oportunamente a los Clientes sobre estas intervenciones, sin que dicha notificación constituya obligación estricta cuando concurran situaciones de urgencia o contingencia.

WERP COLOMBIA S.A.S. podrá implementar mejoras, optimizaciones, nuevas funcionalidades o ajustes técnicos en la plataforma sin necesidad de aviso previo. El anuncio de fechas estimadas de actualización o despliegue tendrá un carácter informativo y no implicará obligación de ejecución en la fecha prevista. Únicamente se considerarán vinculantes frente al Cliente aquellas mejoras o funcionalidades que hayan sido efectivamente implementadas y comunicadas como parte permanente del servicio contratado.

Limitaciones

El Cliente no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, desensamblar, ni ejecutar cualquier otra acción orientada a descubrir, extraer o alterar el código fuente del software y de los componentes implementados por WERP COLOMBIA S.A.S. dentro de su entorno. Así mismo, queda prohibida cualquier manipulación que implique la separación, fragmentación o utilización independiente de los módulos, configuraciones, integraciones o desarrollos implementados como parte del servicio.

El acceso otorgado al Cliente corresponde exclusivamente al uso del sistema como una solución integral provista por WERP COLOMBIA S.A.S., bajo el modelo Software as a Service (SaaS), sin que ello implique cesión de derechos de propiedad intelectual, titularidad sobre el software base, ni derechos sobre desarrollos de terceros. Las distintas partes o componentes que conforman el sistema no podrán ser separadas para su uso individual en otros entornos, servidores, instalaciones o estaciones de trabajo diferentes a las administradas por WERP COLOMBIA S.A.S., salvo autorización expresa, previa y escrita.

El Cliente reconoce que el incumplimiento de lo dispuesto en esta cláusula puede constituir infracción a las normas de propiedad intelectual y, dependiendo del caso, dar lugar a las sanciones civiles, administrativas y penales previstas en la legislación colombiana, incluido lo establecido en el artículo 272 del Código Penal y demás normas concordantes.

WERP COLOMBIA S.A.S. no será responsable por reclamaciones extrajudiciales, judiciales o administrativas que se deriven de errores, negligencia, omisiones o actos dolosos cometidos por el Cliente en el suministro, procesamiento o reporte de información contable, financiera, tributaria o de cualquier otra naturaleza ante entidades gubernamentales o fiscalizadoras. En consecuencia, el Cliente será el único responsable frente a dichas autoridades y mantendrá indemne a WERP COLOMBIA S.A.S. frente a cualquier reclamación, sanción o perjuicio derivado de tales actuaciones.

Facturación electrónica

WERP COLOMBIA S.A.S. es una compañía especializada en:

· Implementar soluciones empresariales para la gestión, emisión y control de documentos electrónicos dentro de entornos ERP.

· Integrar plataformas de facturación electrónica con proveedores tecnológicos habilitados por la DIAN.

· Prestar servicios de parametrización, acompañamiento técnico y soporte operativo relacionados con los procesos de facturación electrónica.

· Garantizar niveles adecuados de disponibilidad, seguridad, trazabilidad y confidencialidad sobre la información administrada dentro de los entornos implementados, de acuerdo con las buenas prácticas del sector y la normativa colombiana aplicable.

WERP COLOMBIA S.A.S. no actúa como proveedor tecnológico de facturación electrónica ante la DIAN. Para la emisión, validación y transmisión de los comprobantes electrónicos, el servicio se presta mediante la integración de Odoo Community Edition (Odoo CE) con uno o varios proveedores tecnológicos debidamente habilitados por la DIAN, quienes son los responsables directos de la validación, transmisión, custodia y certificación de los documentos, conforme a las normas vigentes.

El Cliente reconoce y acepta que deberá mantener activo el servicio con el proveedor tecnológico habilitado y adquirir los tokens regulatorios correspondientes, los cuales consisten en un pago anual, fijo y no consumible, que otorga el derecho a emitir facturación electrónica durante el período de vigencia.

La cantidad de documentos electrónicos que el Cliente pueda emitir es ilimitada, y los costos asociados a dicha emisión se encuentran incluidos dentro del valor mensual del plan contratado con WERP COLOMBIA S.A.S.

Así mismo, el Cliente será responsable de la correcta creación, clasificación y contenido de los comprobantes emitidos a través del sistema, de conformidad con la normativa vigente.

Plan de contingencia — Facturación electrónica

En los eventos en que la DIAN presente intermitencias, indisponibilidad o fallas en la recepción y validación de comprobantes electrónicos, se aplicarán los planes de contingencia previstos en la normatividad vigente.

Para efectos ilustrativos y no limitativos, se entienden como situaciones de contingencia:

(i) problemas en los servicios de validación de la DIAN,

(ii) fallos generalizados de conectividad entre los sistemas del proveedor tecnológico y la DIAN, y

(iii) indisponibilidad temporal de los canales oficiales de recepción de documentos electrónicos.

En tales casos, el Cliente deberá actuar conforme al plan de contingencia definido por la DIAN y por su proveedor tecnológico habilitado, lo que podrá incluir —cuando sea permitido— la emisión provisional de comprobantes mediante talonarios físicos o sistemas alternos. Una vez superada la contingencia, el Cliente deberá transmitir dichos documentos para su validación electrónica dentro de los plazos establecidos por la autoridad tributaria.

WERP COLOMBIA S.A.S. prestará el acompañamiento técnico razonable que corresponda dentro del alcance del servicio contratado. No obstante, la responsabilidad por la correcta emisión, conservación, transmisión y validación oportuna de los documentos electrónicos recae exclusivamente en el Cliente y/o en el proveedor tecnológico habilitado por éste, conforme a la normativa aplicable.

Condiciones y medios de pago

El Cliente consiente expresamente la prestación del servicio inmediatamente después de su compra y autoriza a WERP COLOMBIA S.A.S. a realizar los cobros automáticos según la frecuencia de pago seleccionada, hasta que el servicio sea cancelado conforme a las presentes condiciones.

El Cliente podrá elegir el plan y el periodo de pago (mensual o anual) al momento de realizar el primer pago. Según el periodo elegido, el siguiente cobro se realizará en la misma fecha del mes o del año en que se efectuó la suscripción inicial.

En caso de que el método de pago registrado se encuentre vencido, sea inválido, no cuente con fondos suficientes o presente cualquier situación que impida el pago exitoso, el Cliente autoriza a WERP COLOMBIA S.A.S. a intentar el cobro utilizando cualquiera de los métodos de pago adicionales que el Cliente haya registrado en su cuenta.

Medios de pago habilitados:

Tarjeta de crédito y débito que cuenten con número, fecha de vencimiento y código de seguridad (CVV/CVC).

Los pagos podrán ser procesados a través de plataformas de recaudo aliadas (por ejemplo, PayU u otras que WERP determine y comunique oportunamente).

El Cliente puede consultar los planes y precios vigentes en:

https://werp.com.co/planes-y-precios

Los planes se definen según las características del servicio contratado y el alcance funcional requerido. Al suscribirse, el Cliente declara conocer y aceptar las condiciones y características del plan seleccionado.

En caso de requerir un cambio de plan (upgrade o downgrade), WERP informará oportunamente al Cliente sobre el procedimiento aplicable.

WERP COLOMBIA S.A.S. presume que los datos del medio de pago ingresado corresponden al titular autorizado y, por lo tanto, no se hace responsable por el uso indebido, falsificación o suplantación en la información registrada por el Cliente. No obstante, el Cliente autoriza a WERP COLOMBIA S.A.S. a realizar verificaciones o consultas en bases de datos y centrales de riesgo, exclusivamente para validar el comportamiento financiero relacionado con la prestación del servicio.

El Cliente declara que sus recursos provienen de actividades lícitas y que no se encuentra vinculado con actividades asociadas a lavado de activos, terrorismo o delitos similares, conforme a la normativa nacional e internacional aplicable.

El pago del servicio es anticipado y se realiza al momento de activar la cuenta y seleccionar un plan. El Cliente acepta los cobros recurrentes según el periodo elegido y el método de pago registrado.

La información que el Cliente registre será utilizada para la emisión de la factura electrónica; por lo tanto, el Cliente es responsable de que dicha información sea veraz y completa. Podrán solicitarse correcciones de datos de facturación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la emisión de la factura.

La facturación se emitirá por cada cobro aprobado y se realizará a través de WERP COLOMBIA S.A.S., identificada con el NIT que corresponda en Colombia, o mediante las sociedades aliadas que WERP designe cuando aplique por razones operativas o tributarias, informando previamente al Cliente.

Descuentos por cross-selling (servicios adicionales)

WERP COLOMBIA S.A.S. podrá otorgar descuentos comerciales a los Clientes que mantengan activos dos (2) o más servicios, módulos o productos dentro de la oferta de WERP (por ejemplo: implementación ERP, facturación electrónica, nómina electrónica, hosting, soporte, entre otros).

Las condiciones de aplicación, porcentaje del descuento y fecha de vigencia serán publicadas en los planes y promociones vigentes de WERP COLOMBIA S.A.S. y se aplicarán a:

· nuevas suscripciones que incluyan servicios adicionales, y

· clientes existentes que decidan agregar nuevos servicios a su contrato.

El descuento tendrá una vigencia indefinida mientras permanezcan activos los servicios que dieron origen al beneficio, o hasta tanto WERP COLOMBIA S.A.S. comunique su modificación o terminación a través de los canales habituales de notificación comercial.

El descuento se calculará sobre el valor total de los servicios activos cubiertos por la política comercial correspondiente y se aplicará de acuerdo con la frecuencia de pago definida para cada servicio.

Este beneficio no aplica para planes o servicios promocionales, tarifas especiales, ni para aquellos expresamente excluidos en las políticas comerciales vigentes. Los descuentos por cross-selling no son acumulables con otras promociones, salvo que WERP COLOMBIA S.A.S. indique expresamente lo contrario.

WERP COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de modificar, suspender o eliminar esta política comercial en cualquier momento. Cualquier cambio será informado oportunamente a los Clientes a través de los medios de comunicación habituales.

Otras obligaciones de los Usuarios

WERP COLOMBIA S.A.S. ofrece una plataforma basada en Odoo Community Edition, así como servicios asociados de implementación, parametrización, soporte y acompañamiento. El uso del sistema y la administración de la información registrada dentro del mismo se realiza bajo la cuenta y riesgo del Cliente.

WERP COLOMBIA S.A.S. adopta medidas razonables de seguridad para proteger la información alojada en los servidores y proveedores de infraestructura contratados; sin embargo, no será responsable por ataques, intrusiones o actos malintencionados de terceros que se ubiquen por fuera de su control razonable, ni por los perjuicios que tales hechos puedan ocasionar al Cliente o a terceros.

La información registrada por el Cliente podrá almacenarse en servidores de terceros proveedores de infraestructura (como plataformas en la nube), que cuentan con estándares adecuados de seguridad y disponibilidad. El Cliente acepta y autoriza dicho almacenamiento para la correcta prestación del servicio.

WERP COLOMBIA S.A.S. no es responsable por la veracidad, exactitud, integridad o pertinencia de los datos ingresados por el Cliente, ni por los resultados inadecuados que se deriven de información incorrecta, incompleta o mal clasificada conforme a las normas contables, tributarias o laborales aplicables. Se presume que el Cliente hará un uso legal y diligente del sistema y de las herramientas que se ponen a su disposición, quedando exonerada WERP COLOMBIA S.A.S. de cualquier responsabilidad derivada de un uso indebido de la información o del sistema.

WERP COLOMBIA S.A.S. no está obligada a verificar la legalidad del contenido o información almacenados por el Cliente; no obstante, podrá suspender, limitar o eliminar el acceso a información o funcionalidades cuando existan indicios de uso ilegal del sistema o cuando así lo requiera una autoridad competente.

El Usuario se obliga, al utilizar los servicios de WERP COLOMBIA S.A.S., a:

1. No causar daño físico, moral, reputacional o técnico a otros usuarios, a la plataforma o a terceros.

2. No utilizar el sistema con fines maliciosos, fraudulentos o para obtener beneficios indebidos en perjuicio de terceros o del Estado.

3. No utilizar el servicio para actividades ilícitas, incluidos, pero no limitados a evasión fiscal, fraude, falsificación documental o cualquier conducta sancionada por la ley.

4. No publicar ni almacenar información que vulnere derechos de terceros, tales como derechos de autor, propiedad intelectual, datos confidenciales o secretos empresariales, sin contar con la debida autorización.

5. Evitar el registro de información errónea, desactualizada o que pueda inducir a error a terceros o a autoridades administrativas o tributarias.

6. Garantizar que es legítimo titular, emisor o receptor de los documentos electrónicos gestionados a través del sistema, y que estos cumplen con la normativa vigente aplicable.

7. Garantizar que la información suministrada para la emisión de documentos electrónicos es verídica y cumple con los requisitos tributarios, contables y fiscales correspondientes.

El Usuario declara ser titular de la información que registra en el sistema. Dicha información no se transfiere ni pasa a ser propiedad de WERP COLOMBIA S.A.S. En sentido contrario, la plataforma, configuraciones, desarrollos, código, parametrizaciones y demás componentes tecnológicos seguirán siendo de propiedad exclusiva de WERP COLOMBIA S.A.S. o de sus licenciantes.

En caso de terminación del servicio, el Cliente podrá acceder a su información mientras el sistema permanezca activo conforme al plan contratado. No obstante, WERP COLOMBIA S.A.S. no está obligada a realizar procesos de migración, transformación, conversión de formatos o desarrollos especiales para trasladar la información a otros sistemas, siendo responsabilidad exclusiva del Cliente exportar y respaldar sus datos de manera oportuna.

Propiedad Intelectual e Industrial

WERP COLOMBIA S.A.S. es titular de los derechos de propiedad intelectual sobre las personalizaciones, configuraciones, módulos, documentación, integraciones y servicios desarrollados específicamente para cada Cliente, así como sobre la plataforma y entornos implementados que forman parte del servicio contratado.

El software base utilizado, Odoo Community Edition (Odoo CE), es un software de código abierto bajo sus respectivas licencias, y WERP COLOMBIA S.A.S. no posee ni vende licencias de Odoo CE, sino que proporciona al Cliente el acceso, la configuración, la parametrización y el soporte operativo dentro de su entorno habilitado.

Cualquier uso no autorizado de las personalizaciones, módulos, integraciones o documentación desarrollados por WERP COLOMBIA S.A.S. podrá dar lugar a acciones legales, judiciales o extrajudiciales, conforme a la legislación aplicable.

El Cliente no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o separar los componentes desarrollados por WERP COLOMBIA S.A.S., ni utilizar el software fuera del entorno habilitado para su uso.

WERP COLOMBIA S.A.S. podrá limitar o bloquear el acceso a contenido cargado por el Cliente si considera que infringe derechos de terceros, es ofensivo, difamatorio o ilegal.

Suspensión y Terminación del Servicio

WERP COLOMBIA S.A.S. podrá suspender o dar por terminado el servicio, temporal o permanentemente, en los siguientes casos:

1. Uso de la plataforma para fines ilícitos o contrarios a la ley.

2. Suplantación de identidad, transmisión de software malicioso o acciones que comprometan la operación del sistema o la información de otros Clientes.

3. Incumplimiento de la edad mínima requerida para contratar servicios.

4. Incumplimiento de las obligaciones de pago según el plan o contrato vigente.

WERP COLOMBIA S.A.S. también podrá modificar, deshabilitar o descontinuar funcionalidades o servicios sin obligación de compensación. Si el Cliente decide no continuar utilizando el servicio tras estas modificaciones, podrá solicitar la finalización del contrato conforme a los procedimientos descritos.

Suspensión del Servicio por Falta de Pago

En caso de impago:

· Se realizarán dos (2) intentos de cobro en días distintos a partir de la fecha de renovación.

· Si los intentos fallan, el servicio será suspendido temporalmente, con aviso previo al Cliente.

· La suspensión no elimina la obligación de pagar deudas pendientes ni los gastos o intereses aplicables.

Resolución por Incumplimiento del Cliente

Si hay incumplimiento de pago o uso indebido:

· Se enviará notificación al correo registrado.

· Se otorgará un periodo de gracia de 15 días para consultar y respaldar información existente, sin permitir ingreso de nuevos datos.

· Finalizado el periodo, WERP COLOMBIA S.A.S. podrá eliminar la información del sistema, quedando liberada de responsabilidad sobre la misma.

Finalización del Contrato por Parte del Cliente

El Cliente puede solicitar la baja del servicio a través de nuestro correo electrónico: [email protected]

Consideraciones importantes:

· Cada producto requiere un retiro independiente.

· Se mantiene acceso al servicio hasta la fecha de finalización del plan.

· La baja debe solicitarse mínimo un (1) día antes de la fecha de cobro programada.

· Si la baja no puede autogestionarse, el Cliente deberá enviar solicitud desde la cuenta de administrador a [email protected], con mínimo 5 días hábiles de anticipación a la próxima facturación.

· La baja se hará efectiva en el siguiente período facturable, manteniendo acceso hasta el cierre del mismo.

Política de Reembolsos

WERP COLOMBIA S.A.S. realizará devoluciones de dinero únicamente en los casos expresamente permitidos por la ley, aplicables solo a la primera suscripción o pago de servicios, y no aplican reembolsos para pagos de implementación, suscripción de planes, tokens regulatorios ni dominios, dado que corresponden a servicios prestados y habilitados de manera inmediata.

Casos de devolución permitidos:

1. Derecho de retracto:

El Cliente podrá ejercer su derecho al retracto dentro de los 5 días hábiles contados a partir de la celebración del contrato, solicitando la devolución de pagos de la primera suscripción, siempre que no corresponda a los conceptos de implementación, planes, tokens regulatorios o dominios.

2. Cobro duplicado:

En caso de que se procese un cobro doble, ya sea por error de WERP COLOMBIA S.A.S. o por un fallo del Cliente al realizar el pago, se efectuará la devolución del valor cobrado en exceso.

Casos en los que no aplican devoluciones:

· Pagos correspondientes a implementación, suscripción de planes, tokens regulatorios o dominios, incluso si no se hace uso del servicio.

· WERP COLOMBIA S.A.S. no otorgará reembolsos ni créditos por periodos de membresía utilizados parcialmente.

· Cuando el Cliente tenga 2 o más productos activos y solicite la baja de solo uno de ellos.

· Una vez procesado el cobro de renovación del plan y el Cliente solicita el cambio a un plan de menor valor.

· Pagos realizados mediante enlaces de pago (aplica solo a clientes corporativos que mantengan este método de pago activo).

· Si el Cliente no cancela la suscripción con al menos 2 días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento de la recurrencia del plan, no se realizará devolución; en este caso, el plan se mantendrá activo hasta finalizar el periodo pagado, y luego pasará a modo consulta.

· En ningún caso podrá entenderse que WERP COLOMBIA S.A.S. no ha prestado el servicio simplemente porque el Cliente no haya accedido o utilizado la plataforma, siempre que la falta de uso no se deba a fallas atribuibles a WERP COLOMBIA S.A.S.

Nota: Las devoluciones se efectuarán mediante el mismo medio de pago utilizado por el Cliente, salvo acuerdo en contrario. Cualquier costo adicional generado por la transacción de devolución será asumido por el Cliente.

Reversiones de Pagos

De acuerdo con el artículo 51 de la Ley 1480 de 2011, el Cliente podrá solicitar la reversión de un pago únicamente cuando la operación sea objeto de fraude, no sea autorizada o se detecte un cobro erróneo.

Las solicitudes de reversión podrán realizarse ante los participantes del proceso de pago, que incluyen a WERP COLOMBIA S.A.S., el banco emisor del Cliente, el procesador de pagos o la pasarela de pagos. El Cliente tiene derecho a presentar la solicitud dentro de los 5 días hábiles siguientes a la detección de la operación no autorizada, fraudulenta o incorrecta.

WERP COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de limitar las solicitudes de reversión a un máximo de tres (3) por Cliente en un período de doce (12) meses. En caso de disputas recurrentes sin justificación, WERP COLOMBIA S.A.S. podrá suspender la cuenta del Cliente.

Nota importante: Los pagos correspondientes a implementación, suscripción de planes, tokens regulatorios y dominios no son reversibles, salvo en caso de cobro duplicado o error comprobable por WERP COLOMBIA S.A.S.

Fuerza Mayor

Ninguna de las partes será considerada responsable por el incumplimiento de cualesquiera de sus obligaciones mientras la prestación del servicio se retrase o se haga imposible como consecuencia de Fuerza Mayor.

Se entiende por Fuerza Mayor todos aquellos supuestos en los que concurran circunstancias imprevistas o inevitables, que no dependan de la voluntad de las partes o escapen de su control, y que no puedan ser evitadas por ellas, y que motiven la imposibilidad de cumplir total o parcialmente con las obligaciones contractuales, o hagan extremadamente oneroso su cumplimiento, siempre que no haya mediado negligencia o culpa por parte de la afectada.

La suspensión de las obligaciones contractuales durará mientras permanezca la causa que haya originado la Fuerza Mayor. La parte afectada deberá informar inmediatamente a la otra parte, dentro del plazo máximo de 48 horas desde que se produzca la causa de Fuerza Mayor, y realizar los esfuerzos razonables para resolver la situación en el menor tiempo posible.

Si la causa de Fuerza Mayor se prolonga de tal manera que imposibilite la prestación del servicio o la ejecución de las obligaciones contractuales, o en todo caso si se extiende por más de tres (3) meses, la parte no afectada podrá, mediante un preaviso de quince (15) días, instar la resolución del contrato.

Derecho de Retracto

El Cliente podrá ejercer su derecho de retracto en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, solicitando la reversión de la transacción dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la celebración del contrato. Para efectos de este derecho, el Cliente deberá no haber hecho uso del servicio durante este período.

El derecho de retracto aplica únicamente para suscripciones nuevas. No será aplicable a renovaciones, dado que el Cliente ha tenido acceso al servicio y ha hecho uso del mismo.

En caso de que no sea posible ejercer el derecho de retracto, se aplicarán las condiciones de cancelación y terminación del servicio establecidas por WERP COLOMBIA S.A.S., incluyendo las políticas de reembolsos y cancelación de planes, tokens o dominios, que son no reembolsables, salvo lo dispuesto por la ley.

Política de Privacidad

Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

Dando cumplimiento a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, como Cliente y titular de datos personales, autorizas a WERP COLOMBIA S.A.S., en calidad de responsable, para recolectar, almacenar, usar y circular tus datos personales con las siguientes finalidades:

· Brindar y mantener los servicios contratados a través de los entornos y dominios propios del Cliente. 

· Enviar notificaciones relacionadas con la operación de los servicios, soporte técnico, actualizaciones y novedades.

· Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios y de atención al Cliente, cuando aplique.

· Registrar la información en la base de datos de WERP COLOMBIA S.A.S.

· Cumplir con obligaciones legales y regulatorias vigentes.

El Cliente puede consultar en todo momento la Política de Protección de Datos Personales de WERP COLOMBIA S.A.S. y ejercer sus derechos de actualización, corrección, supresión o revocación de autorización de sus datos personales mediante comunicación a [email protected].

Uso de Herramientas Analíticas y Publicitarias

WERP COLOMBIA S.A.S. puede integrar herramientas de análisis y seguimiento, como Google Analytics, con el fin de:

· Analizar el uso de la plataforma para mejorar la experiencia del Cliente.

· Implementar estrategias de comunicación y publicidad, incluyendo audiencias de remarketing en Google AdWords u otras plataformas de terceros.

· Recopilar datos de uso de la plataforma, incluyendo frecuencia, duración, preferencias y ajustes del Cliente, así como información demográfica de manera agregada y anónima.

El Cliente reconoce y acepta que esta información podrá ser utilizada con fines estadísticos y de mejora del servicio. WERP COLOMBIA S.A.S. garantiza que dichos datos no serán compartidos con terceros de manera que identifiquen personalmente al Cliente, salvo autorización expresa o exigencia legal.

El Cliente puede deshabilitar o limitar estas herramientas a través de los controles disponibles en su navegador o configuraciones de la plataforma.

Análisis y Compartición de Datos

Al utilizar los servicios de WERP COLOMBIA S.A.S., el Cliente acepta que ciertos datos relacionados con el giro ordinario de su negocio puedan ser compartidos de manera agregada y anonimizada con empresas afiliadas, filiales, vinculadas o subordinadas de WERP COLOMBIA S.A.S. dentro o fuera de Colombia, con fines analíticos o comerciales, siempre respetando la normativa vigente.

El Cliente puede solicitar en cualquier momento que se detenga la transferencia o compartición de sus datos con terceros mediante comunicación escrita a [email protected].

Política Comunicacional

Datos de contacto y autorizaciones

Al registrar una cuenta con WERP COLOMBIA S.A.S., el Cliente deberá proporcionar un correo electrónico, un teléfono de contacto y cualquier otro dato requerido por la plataforma para identificarlo y procesar la información que ingrese al sistema.

Al hacer esto, el Cliente autoriza recibir comunicaciones relacionadas con:

· Uso y operación de los servicios contratados.

· Notificaciones técnicas sobre la plataforma y su cuenta.

· Información promocional y comercial.

· Alertas de seguridad o de transacciones inusuales.

Las comunicaciones podrán realizarse mediante correo electrónico, SMS, WhatsApp, notificaciones push y llamadas telefónicas.

WERP COLOMBIA S.A.S. no utilizará los datos del Cliente en beneficio de terceros sin autorización, salvo para análisis internos o comunicación de servicios, y podrá gestionar información agregada para fines comerciales o publicitarios de manera anónima, sin que esto implique retribución alguna al Cliente.

El Cliente podrá revocar esta autorización o solicitar que sus datos dejen de compartirse en cualquier momento escribiendo a [email protected]. Esta cláusula se interpreta sin perjuicio de las disposiciones de la sección Política de Privacidad.

Canales de contacto y horarios

El Cliente reconoce y acepta que WERP COLOMBIA S.A.S. podrá contactarlo para:

· Prestación de servicios.

· Gestiones de cobranza.

· Envío de información comercial autorizada.

· Tratamiento de datos personales conforme a la Política de Privacidad.

Canales de contacto: correo electrónico, SMS, WhatsApp, llamadas telefónicas y mensajería web.

Horarios de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.

Excepciones: los mensajes relacionados con confirmaciones de operaciones, alertas de seguridad o transacciones sospechosas podrán enviarse fuera de estos horarios.

El Cliente puede solicitar cambios en los canales o horarios de contacto enviando un correo a [email protected], y puede cancelar la recepción de comunicaciones comerciales en cualquier momento, salvo obligaciones contractuales o legales que requieran mantener ciertos mensajes activos.

En caso de registro fuera del horario de atención, el Cliente recibirá un correo automático de confirmación con información relevante para el uso de la plataforma.

Legislación Aplicable y Jurisdicción

El presente contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Si alguna disposición se considera inválida o contraria a la ley, dicha disposición será sustituida por otra válida que más se acerque a la intención original del contrato, sin afectar el resto del acuerdo.

Estas Condiciones constituyen el acuerdo completo entre WERP COLOMBIA S.A.S. y el Cliente respecto a los servicios ofrecidos, reemplazando cualquier comunicación previa, ya sea electrónica, oral o escrita.

Consultas, quejas y reclamos

En caso de consultas, quejas o reclamos sobre los Términos y Condiciones, el Cliente deberá escribir a [email protected], indicando en el asunto: Comentario Términos y Condiciones.

ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (SLA)

WERP COLOMBIA S.A.S. se compromete a ofrecer soporte técnico con los siguientes niveles de prioridad y tiempos estimados de atención: